In der betrieblichen Altersversorgung gelingt dem Arbeitgeber gute Verbreitung nur mit guter Kommunikation. Das ist mehr als nur eine Binsenweisheit. Denn um die Bedeutung der Kommunikation zu wissen, ist das eine. Sie effektiv und effizient umzusetzen das andere. Zielführend sind vor allem zeitgemäße digitale Mitarbeiterportale. Doch einer, der noch völlig analog ist, bleibt nach wie vor unverzichtbar, erläutern Anika Krist und Carsten Ganz.
Wenn die Krise zum Dauerzustand wird, ist Sicherheit mehr gefragt denn je, auch die finanzielle Absicherung fürs Alter. Im Wettbewerb um Fachkräfte betrachten daher 48% der deutschen Unternehmen die bAV als ihren wichtigsten Benefit. Das geht aus einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Lurse hervor.
Aber: Eine bAV ist immer komplex und erklärungsbedürftig. Für ihre erfolgreiche Einführung und Verbreitung ist daher eine überzeugende Kommunikation entscheidend. Dazu bieten sich die unterschiedlichsten Kanäle und Maßnahmen an, die wir im Folgenden etwas genauer betrachten.
„Eine betriebliche Altersversorgung erzeugt immer eine Win-Win-Situation“, sagt Miroslaw Staniek, Partner bei Lurse. Die Beschäftigten erhalten mehr Sicherheit und größere finanzielle Spielräume im Alter. Die Unternehmen wiederum gewinnen an Attraktivität als Arbeitgeber und binden ihre Beschäftigten stärker an sich – ein echter Vorteil angesichts des sich verschärfenden Fachkräftemangels.“
Viele Wege führen zur Zielgruppe
Die Akzeptanz und damit der Erfolg einer bAV als HR-Instrument hängt davon ab, dass ihr Nutzen, ihr Leistungsumfang, ihr Finanzierungsmodell und viele weitere Aspekte verständlich und transparent vermittelt werden. Das gilt sowohl vor als auch nach ihrer Einführungsphase.
Vor allem kommt es darauf an, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zielgruppengerecht anzusprechen. Die Kommunikation muss ihr Alter, ihre jeweilige Berufsgruppe, ihren Job Level und ihren Beschäftigungsgrad berücksichtigen, aber natürlich auch ihre Sprache, ihre Arbeitszeiten und ihren Standort.
Um möglichst alle Beschäftigten zu erreichen, gilt es, eine große Bandbreite von Kommunikationskanälen zu nutzen und aufeinander abzustimmen (Abbildung 1). Besondere Bedeutung kommen dabei modernen, digitalen Portallösungen zu, die nicht nur Informationen vermitteln, sondern auch die Verwaltung der bAV wesentlich erleichtern.
Für eine erfolgreiche Kommunikation sind darüber hinaus Präsentationen der neuen Versorgungsleistung auf Betriebsversammlungen wichtig sowie weitere Gruppenveranstaltungen, Webinare und Einzelberatungen vor Ort. Telefon- und Email-Hotlines, Videos und FAQ-Listen sowie Broschüren und Flyer unterstützen alle diese Maßnahmen.
Abb. 1:
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Ein zeitgemäßer Zugang: das Mitarbeiterportal
Ein gutes Beispiel für eine zeitgemäße, digitale Online-Kommunikation ist das Mitarbeiterportal P·LIVE von Lurse, das sich für alle bAV-Systeme eignet. Es erlaubt den Arbeitnehmern, sich via Smartphone, PC oder Tablet einfach und schnell über das Produktangebot zu informieren. Sie haben zudem die Möglichkeit, die künftigen Leistungen selbst zu berechnen, Zuschüsse und Zusagen des Arbeitgebers abzufragen, Kontoinformationen einzusehen, bestehende Verträge zu ändern oder neue abzuschließen.
Darüber hinaus können berechtigte Nutzer ihren gesamten Schriftverkehr und alle Dokumente rund um ihre bAV im Portal ablegen und einsehen, Online-Informationen anfragen und Beratungsangebote buchen.
Das Portal kann individuell gestaltet werden. Seine Funktionalität lässt sich an die spezifischen Anforderungen und Erwartungen des Arbeitgebers ebenso anpassen wie an dessen Corporate Design (Abbildung 2). Auch die Integration ins Intranet oder in ein schon bestehendes Portal des Unternehmens ist möglich.
Als Kommunikationsinstrument muss das Portal v.a. die Beschäftigten ansprechen und eine positive Nutzererfahrung bieten. Das heißt: Es sollte einfach anzuwenden und visuell so gestaltet sein, dass es den Nutzern eine bestmögliche Orientierung gibt. Wichtig ist nicht zuletzt, dass ein Mitarbeiterportal alle rechtlichen Vorschriften zur bAV und zum Datenschutz einhält.
Abb. 2:
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Unverzichtbar: Beratung von Mensch zu Mensch
„Ein gutes Mitarbeiterportal ist sozusagen die zentrale Schaltstelle der Kommunikation in Sachen bAV“, sagt Staniek. „Aber um Interesse zu wecken und Vertrauen aufzubauen, ist die Beratung von Mensch zu Mensch unerlässlich.“
Dafür kommen Gruppenveranstaltungen, Webinare und Einzelberatungen infrage. Speziell in der Einführungsphase ist es eine gemeinsame Aufgabe von HR und Betriebsrat, die bAV im größeren Rahmen vorzustellen, etwa in Veranstaltungen für unterschiedliche Zielgruppen. Dabei sollte das gesamte Kommunikationskonzept auch von den personalverantwortlichen Führungskräften und Mitarbeitervertretern unterstützt werden.
Für die Einzelgespräche Face-to-Face bieten sich neben Telefon oder Videotelefonie vor allem die Beratungstage an den jeweiligen Standorten an. Beratungsangebote zu Randzeiten, bspw. für Menschen in Schichtarbeit, lassen sich einfacher digital abbilden. Um Termine dafür vereinbaren zu können, sollte bspw. via Intranet ein Buchungskalender bereitstehen. Über eine Hotline schließlich können alle, die am Thema bAV interessiert sind, jederzeit kompetente Ansprechpartner finden. Die Beantwortung häufig gestellter Fragen können eventuell auch Chat GPT und andere ChatBots übernehmen.
Flankierend kommen Videos hinzu, die komplexe Sachverhalte erklären, sowie Flyer und Broschüren im Digital- oder Print-Format, die die wichtigsten Infos zur neuen bAV zusammenfassen. Sie lassen sich sowohl in die Portallösungen als auch in die Beratung von Gruppen und Einzelpersonen einbinden.
Instrumente müssen orchestriert werden
Wie die Instrumente eines Orchesters sollten auch bei der Implementierung einer bAV die einzelnen Informationsmaßnahmen gut aufeinander abgestimmt sein. Dazu gehört es zunächst, sämtliche Kommunikationsinstrumente in ein Gesamtkonzept zu bringen sowie die Kanäle und Maßnahmen festzulegen, mit denen die verschiedenen Zielgruppen erreicht werden sollen.
Die Definition von Meilensteinen und die Einteilung der entsprechenden Ressourcen unterstützen eine effiziente Mitarbeiterkommunikation. Zudem sollten die Verantwortlichen wichtige Ereignisse wie bspw. Sonderaktionen des Arbeitgebers und die zeitlichen Abstimmungen mit den Workstreams im Blick behalten. Abgerundet wird eine gute Strategie durch ein genaues Controlling und Reporting des Servicelevels samt Beschwerdemanagement.
Kurz: Strategische Planung und Management sind gefragt, damit die Einführung einer betrieblichen Altersversorgung auch kommunikativ zum Erfolg wird.
Die Autoren:
Anika Krist ist Leiterin des Kommunikationsteams bei Lurse.
Carsten Ganz ist Managing Partner, MRH Trowe Benefits & Pensions.
Kontakt:
Anika Krist
Leiterin des Kommunikationsteams, Lurse
E-Mail: anika.krist@lurse.de
Mobil: +49 160 90555459
Carsten Ganz
Managing Partner
MRH Trowe Benefits & Pensions
E-Mail: carsten.ganz@mrh-trowe.com
Mobil: +49 15114782372
Über die Lurse AG
Lurse ist HR- und bAV-Lösungsanbieter mit Fokus auf Compensation & Benefits, Pensions und Talent. Seit 1989 berät Lurse große und mittelständische Unternehmen aller Branchen national und international bei der Gestaltung, Weiterentwicklung und Harmonisierung von Vergütungs-, Benefits- und Performance Management-Systemen. Neben der Beratung zur Einrichtung, Harmonisierung und Ablösung von betrieblichen Versorgungswerken und EbAV bieten wir eine breite Unterstützung in der Mitarbeiterbetreuung und Kommunikation an.
Umfassendes Know-how sowie eine hochautomatisierte Infrastruktur in der digitalen bAV-Administration und versicherungsmathematischen Bewertung von bAV-Systemen vervollständigen das bAV-Portfolio. Anfang des Jahres 2023 hat sich Lurse mit dem Industrieversicherungsmakler MRH Trowe zusammengeschlossen, um die Aktivtäten im bAV-Geschäft zu bündeln.
Mehr über Lurse und MRH Trowe finden Sie unter www.lurse.de, www.p-live.de und www.mrh-trowe.com.
Advertorial mit freundlicher Unterstützung von:
Von Autorinnen und Autoren der Lurse sind zwischenzeitlich bereits aufPENSIONS●INDUSTRIES erschienen:
Talking Heads TacAd Vol 15 – Lurse, BMW, Bosch, Henkel: Zeitgemäße Benefits: Lurse Round Table Pensionskassen – BRSG 2.0 (VI): Kommunikation und Mitarbeiterportale: Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz: Lurse Round Table: Lurse-Webinar am 7. Dezember: Lurse Round Table „Frauen in der bAV“: Betriebliche Altersversorgung: Lurse Round Table „Frauen in der bAV“: Lurse Round Table „Pension Asset Management“: Kostenloses Webinar zu Zeitwertkonten: Lurse Round Table Frauen in der bAV: Das BMAS zu Perspektiven in der Altersversorgung: In den Zeiten des Fachkräftemangels: Rethinking Pension: Round Table Frauen in der bAV (II):Covid, Frauen, bAV ... Round Table Frauen in der bAV (I): REthinking Pensions: Studie: Das BRSG …
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