Das Management der betrieblichen Altersversorgung stellt Unternehmen vor enorme Herausforderungen: einerseits sind komplexe Versorgungssysteme mit einer großen Zahl von Anwartschaften mit unterschiedlichen Versorgungsordnungen und -trägern DSGVO-konform zu verwalten. Andererseits ergeben sich gerade durch die Digitalisierung auch weitreichende Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, Strukturen zu flexibilisieren und Kosten zu sparen. Wie eine umfassende digitale Systemlösung entwickelt werden kann, zeigt im Folgenden Jens Gustenhoven, Marketing- und Vertriebsleiter der E&R AG.
Die aktuellen Herausforderungen für die Personal- und bAV-Abteilungen von Unternehmen sowie von Kranken- und Pensionskassen liegen in der Komplexität des DSGVO-konformen Managements unterschiedlichster bAV-Leistungen mit verschiedenen Durchführungswegen.
Aufgrund der großen Datenmengen und der zunehmenden Zahl gesetzlicher Regelungen ist es oftmals schwierig, sowohl das gesamte bAV-System als auch die einzelnen bAV-Prozesse transparent zu gestalten und systematisch zu verwalten. Die eingesetzten Softwarelösungen sind häufig eigenentwickelt, nicht zukunftsfähig und werden nicht mehr durch Update- und Support-Verträge unterstützt. Es besteht dringender Handlungsbedarf: Die Verwaltung und das Management der bAV müssen anhand effizienter Systemlösungen digitalisiert werden.
Der Realität ins Auge sehen
Der erste wichtige Schritt im Rahmen der Digitalisierung ist die Übertragung des vorhandenen Wissens der Spezialisten in den bAV-Abteilungen auf zukunftssichere digitale Lösungen. Denn viele bAV-Leistungsträger in den Unternehmen, die sich mit betrieblicher Altersversorgung und insbesondere den Altzusagen vollumfänglich auskennen, gehen nach und nach in den Ruhestand. Das über Jahre gewachsene Wissen geht verloren. Die Position der bAV-Spezialisten muss mit erheblichem Aufwand vertretungssicher neu besetzt werden. Hinzu kommt die Koordination der Kommunikation mit unterschiedlichen bAV-Prozessbeteiligten wie z.B. Versicherungsgesellschaften oder Aktuaren. Ebenso sind die Informationsanforderungen der Versorgungsberechtigten bzgl. ihrer betrieblichen Altersversorgung immer komplexer und aufwändiger geworden.
Anschlussfähig bleiben nach innen und außen
Damit Unternehmen, Kranken- und Pensionskassen nicht den Anschluss verlieren, müssen sie sich mit modernen, digitalen bAV-Verwaltungssystemen auseinandersetzen. Beachtet man hierbei die Anforderungen und Wünsche von Personalern und Vorständen, so sollte eine kundenindividuelle Systemlösung einerseits die komplette Anwartschafts- und Rentnerverwaltung bedienen und alle Arten von Auswertungen abdecken.
Andererseits müssen die Abrechnung der Versorgungsempfänger und das Meldewesen abgewickelt sowie die Teilwertberechnungen automatisiert durchgeführt werden. Aus der Perspektive der Mitarbeiter kann ein entsprechender Employer Self Service gewährleisten, dass alle für den Mitarbeiter relevanten Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Kontoauszüge und aktuelle Standmitteilungen von überall aus einsehbar sind.
Bidirektionale Datendrehscheibe
Um den Anforderungen der unterschiedlichen Stakeholder gerecht zu werden, steigt insbesondere die Bedeutung des systematischen Datenmanagements. Die für die bAV-Verwaltung relevanten Daten müssen zentral vorgehalten und über verlässliche Schnittstellenanbindungen vernetzt werden. Eine Art zentrale „Datendrehscheibe“ kann als Grundlage aller HR-Prozesse genutzt werden: Anlage neuer Mitarbeiter, Ablage Arbeitsverträge, Dokumentation der Anwartschaften, Durchführung der Abrechnungen etc.
Die Daten können automatisiert an verschiedene Systembausteine und Dienstleister (z.B. Aktuare) weitergegeben werden. Deren Ergebnisse fließen wiederum über die Datendrehscheibe rechtssicher in das Datenmanagement zurück und werden dort sicher gespeichert. Die Datendrehscheibe erlaubt ebenso die Einbindung der Datenströme aus HR-nahen Hardwarekomponenten wie z.B. Zeiterfassungsterminals oder Zutrittskontrollsystemen und die automatisierte Verarbeitung dieser Daten.
Sie haben die Wahl – von Saas bis TOS
Um die dargestellten Bausteine Infrastruktur, Datenmanagement, Betriebssystem (Workflow-Prozesse, Systemintelligenz) und Front End Interface zu kombinieren, bedarf es einer skalierbaren, intelligenten Systemlösung, die in unterschiedlichen Ausbaustufen zur Anwendung kommen kann.
Abb.: Plattformvarianten.
Quelle: ER-AG. Grafik zur Volldarstellung anklicken.
Im Rahmen einer SaaS Lösung kann auf eine Standardsoftware mit bestehender Serverinfrastuktur, Service-Modulen (Applikationen und Interfaces) zugegriffen werden. Wenn es eine kundenindividuelle Systemlösung sein soll, dann muss zunächst eine entsprechende Bedarfsanalyse durchgeführt werden. Auf dieser Grundlage und unter Nutzung der vorhandenen Standardkomponenten wird dann die individuelle Systemlösung konzipiert, konfiguriert und customized.
Wenn es intern weder Know-How, noch personelle Ressourcen im Bereich der bAV oder Payroll gibt, dann bietet sich ein entsprechendes Unit Outsourcing an. Oder doch lieber das Rund-um-sorglos-Paket? Im Rahmen des Total System Outsourcings können sämtliche HR-Leistungen auf einen externen Partner ausgelagert werden.
Über die Entgelt & Rente AG
Die Entgelt & Rente AG (E&R) ist seit 1998 der innovative Digitalisierer für die Personalverwaltung und das bAV-Management in Deutschland. Die E&R AG bietet von der SaaS-Lösung bis zum kompletten System-Outsourcing (TOS) digitale Plattformlösungen für die betriebliche Altersversorgung und die Entgeltabrechnung.
Die cloudbasierten Lösungen zeichnen sich durch die Kombination von technischer Infrastruktur, intelligenter Datenverwaltung und umfassendem HR- und bAV-Fachwissen aus. Mehr zu unseren Systemlösungen zur Digitalisierung des bAV-Managements der Entgelt und Rente finden Sie hier.
Der Autor ist Leiter Marketing und Vertrieb bei der Entgelt und Rente AG.
Advertorial mit freundlicher Unterstützung von:
Kontakt
Jens Gustenhoven
Leiter Marketing und Vertrieb
Entgelt und Rente AG
Solinger Straße 22
40764 Langenfeld
Tel.: +49 2173 93778 80
Mail: jens.gustenhoven@er-ag.de
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