In der bAV beginnen viele Prozesse weiterhin mit einem Dokument – häufig papierbasiert oder als unstrukturierte E-Mail. Wie in der Folge digitale Posteingangsverarbeitung und Workflow-Automatisierung zusammenspielen, wie dies tief integriert geschieht, während die Sachbearbeitung sich auf Sonderfälle und fachliche Prüfungen konzentriert und nicht mehr auf Datenerfassung, und wie dies in der Praxis aussieht, erläutert Jens Gustenhoven.
Steigendes Volumen, steigende Komplexität – und wachsende Erwartungen
Einrichtungen der betrieblichen Altersversorgung, Sozialträger, kirchliche Versorgungskassen und große Arbeitgeber stehen im Pensionswesen vor ähnlichen Herausforderungen:
• Zunehmende Renteneintritte durch demographischen Wandel
• Hohe regulatorische Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
• Steigende Serviceerwartungen von Beschäftigten
• Fachkräftemangel in HR- und Verwaltungsbereichen
Gerade in Organisationen mit mehreren tausend Versorgungsanwärtern entstehen jährlich hunderte bis tausende Vorgänge rund um:
• Neue Versorgungszusagen
• Meldungen zum Renteneintritt
• Leistungsänderungen
• Hinterbliebenenleistungen
Viele dieser Prozesse beginnen weiterhin mit einem Dokument – häufig papierbasiert oder als unstrukturierte E-Mail oder als Ticket.
Wo klassische bAV-Prozesse heute an Grenzen stoßen
Typischer Ablauf in der Praxis:
1. Eingang eines Antrags (Post, E-Mail, Upload, Ticketsystem)
2. Manuelle Sichtung und Klassifizierung
3. Datenerfassung im bAV-Verwaltungssystem
4. Prüfung durch Sachbearbeitung
5. Erstellung von Rentenbescheiden
6. Archivierung und Dokumentation
Die Herausforderungen dabei:
• Medienbrüche zwischen Dokumenteneingang und Fachsystem
• Manuelle Datenerfassung mit Fehlerpotenzial
• Hohe operative Belastung, insbesondere bei Lastspitzen
• Begrenzte Transparenz über Bearbeitungsstände
Studien zur Verwaltungsdigitalisierung zeigen, dass in dokumentengetriebenen Prozessen bis zu 60% der Bearbeitungszeit auf Erfassung, Suche und manuelle Validierung entfallen.
Gleichzeitig erwarten die Beschäftigten schnelle und transparente Rückmeldungen – gerade beim Übergang in den Ruhestand.
End-to-End-Prozesse als strategischer Ansatz in der bAV-Verwaltung
Ein zunehmend diskutierter Ansatz ist die konsequente Gestaltung von End-to-End-Prozessen – vom Eingang eines Dokuments bis zur revisionssicheren Archivierung.
Bausteine eines integrierten Modells:
1. Digitale Posteingangsverarbeitung (Multikanal)
• Erfassung von Papierpost durch Dienstleister für Inputmanagement (Sicherstellung der richtigen Verarbeitung, Aufbereitung und Qualität)
• Integration von E-Mail- und Upload-Kanälen
• Zentrale Eingangsbündelung
2. KI-gestützte Klassifikation und Datenextraktion
• Automatische Erkennung des Vorgangstyps (z.B. „Eintritt in den Ruhestand“)
• Extraktion strukturierter Daten (Personendaten, Rentenbeginn, Vertragsnummern)
• Bereitstellung über eine SaaS-Plattform
3. Integration in das bAV-Verwaltungssystem
• Übergabe strukturierter Daten über standardisierte Schnittstellen
• Automatisierter Start eines definierten Workflows
4. Regelbasierte Weiterverarbeitung
• Plausibilitätsprüfungen
• Berechnung von Leistungen
• Automatische Erstellung von Rentenbescheiden
5. Revisionssichere Archivierung
• Vollständige Dokumentation des Vorgangs
• Nachvollziehbarkeit für Revision und Aufsicht
Konkreter Nutzen für große Organisationen
Gerade für Krankenkassen, Versorgungseinrichtungen und Unternehmen mit mehr als 500 MA ergeben sich messbare Effekte:
Effizienzsteigerung
• Reduktion manueller Datenerfassung
• Entlastung von Sachbearbeitung bei Routinevorgängen
• Skalierbarkeit bei steigendem Antragsvolumen
Qualitätsverbesserung
• Standardisierte Prozessschritte
• Weniger Übertragungsfehler
• Klare Verantwortlichkeiten und Statusverfolgung
Compliance und Transparenz
• Lückenlose Dokumentation
• Unterstützung bei Prüfungen und Audits
• Einheitliche Archivierungslogik
Serviceorientierung
• Schnellere Bescheiderstellung
• Bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Versorgungsberechtigten
• Höhere Planbarkeit bei Rentenübergängen
Praxisbeispiel: Der Prozess „Eintritt in den Ruhestand“
Ein typischer Use Case:
• Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter meldet den Renteneintritt per Formular oder E-Mail.
• Das Dokument wird zentral digital erfasst und automatisiert klassifiziert.
• Relevante Daten werden extrahiert und strukturiert ins bAV-System übertragen.
• Der Workflow „Rentenbeginn“ startet automatisch.
• Nach erfolgreicher Prüfung wird der Rentenbescheid systemseitig erzeugt und archiviert.
Die Sachbearbeitung konzentriert sich auf Sonderfälle und fachliche Prüfungen – nicht auf Datenerfassung.
Strategische Fragen für Entscheider
Für Einrichtungen der bAV und große Arbeitgeber stellt sich weniger die Frage, ob Prozesse digitalisiert werden, sondern wie integriert dies geschieht.
Leitfragen können sein:
• Wo entstehen heute Medienbrüche zwischen Dokumenteneingang und Fachsystem?
• Wie hoch ist der Anteil manueller Datenerfassung?
• Welche Vorgangstypen eignen sich für eine weitgehende Automatisierung?
• Wie kann eine revisionssichere, durchgängige Dokumentation sichergestellt werden?
Ein strukturierter End-to-End-Ansatz – der digitale Posteingangsverarbeitung, KI-gestützte Datenextraktion und automatisierte bAV-Workflows kombiniert – kann hier ein zukunftsfähiges Modell darstellen.
Fazit
End-to-End-Prozesse in der bAV-Verwaltung bieten insbesondere für große Organisationen im Sozial- und Gesundheitswesen sowie für kirchliche und unternehmensnahe Versorgungseinrichtungen erhebliches Potenzial.
Durch die Integration digitaler Dokumentenverarbeitung und automatisierter Fachprozesse lassen sich Effizienz, Qualität und Transparenz gleichermaßen verbessern – bei gleichzeitig steigenden regulatorischen Anforderungen.
Für Entscheider in HR, Verwaltung und IT wird damit die Prozessarchitektur rund um die bAV zunehmend zu einem strategischen Handlungsfeld.
Die Entgelt und Rente AG und die Tropper Data Service AG, ein Dienstleister für Inputmanagement, werden künftig enger zusammenarbeiten, um Organisationen ganzheitliche Lösungen für die Digitalisierung ihrer bAV-Prozesse anzubieten.
Der Autor ist Vertriebsvorstand der Entgelt und Rente AG.
Mehr zu dem zur heutigen Headline anregenden Kulturstück findet sich hier.
Advertorial mit freundlicher Unterstützung von:
Kontakt:
Jens Gustenhoven
Vertriebsvorstand
Entgelt und Rente AG
Katzbergstraße 3a
40764 Langenfeld
Tel.: +49 2173 93778 80
Mail: jens.gustenhoven@er-ag.de
Web: https://er-ag.de/
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