Den 18. Oktober sollten sich alle auf dem Parkett rot im Kalender eintragen. Denn tatsächlich wird es in der bAV zu einer gewissen Bürokratieentlastung kommen. Nach Zustimmung des Bundesrates ist der Abwehrerfolg gegenüber der zusätzlichen Bürokratie amtlich.
Der Bundesrat hat am 18. Oktober dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) zugestimmt. Damit treten zum 1. Januar 2025 wichtige Maßnahmen des BEG IV inkraft, u.a. einige Neuregelungen für das Nachweisgesetz (NachwG) und damit auch für die Verwaltung der bAV: Künftig können Arbeitsverträge neben der herkömmlichen Schriftform nun auch in Textform abgeschlossen werden – wenn bestimmte Rahmenbedingungen beachtet werden.
Bislang verlangt das NachwG für Vertragsbedingungen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, die Schriftform (siehe § 126 BGB). Die elektronische Form ist somit bisher in jeglicher Form ausgeschlossen. Das deutsche Recht war nach seiner sichtlichen Verschärfung damit bislang enger gefasst, als es die in diesem Zusammenhang maßgebliche EU-Richtlinie 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der EU vorsieht. Denn dort ist die elektronische Form keineswegs ausgeschlossen. Besonders betroffen von dem neuen Praxisaufwand: die KMU.
Zwar vertrat das BMAS in einer – ungewöhnlichen – Stellungnahme vor einiger Zeit gegenüber der aba die Meinung, das NachwG sei „auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“. Doch ob sich Gerichte dieser Meinung uneingeschränkt angeschlossen hätten, wäre abzuwarten geblieben.
Die Neuerung: Nicht nur die elektronische Form mit qualifizierter Unterschrift…
Wie die Longial nun in einem aktuellen Beitrag erläutert, hat der Gesetzgeber im Rahmen des BEG IV hier nun zum einen Erleichterungen und zum anderen Rechtssicherheit geschaffen.
Denn der erste Entwurf der für das NachwG geplanten Änderungen sah zunächst nur vor, dass künftig die Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages in elektronischer Form im Sinne von § 126b BGB – also mit qualifizierter Unterschrift – ermöglicht werden sollte. Dies sollte unter der Voraussetzung gelten, dass das jeweilige Dokument in elektronischer Form im Sinne von § 126b BGB in ausdruckbarer Form übermittelt wird.
… sondern sogar die Textform (unter bestimmten Bedingungen)
Doch aufgrund vielfacher Rückmeldungen, u.a. der aba, wird es zu weiteren Erleichterungen kommen, berichtet die Longial: Es wurde angeregt, dass künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden soll. Diese Vorschläge hat die Bundesregierung im Gesetzgebungsverfahren erfreulicherweise aufgegriffen.
Die Textform wird nach dem Wortlaut der künftigen gesetzlichen Regelung dann zugelassen werden, wenn die betreffenden Informationen den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber sie auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Nur wenn die Beschäftigten es verlangen, muss der Arbeitgeber ihnen noch einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen.
Lediglich in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes wird die Schriftform bei der Nachweiserteilung erhalten bleiben. Die neue Regelung tritt zum 1. Januar 2025 in Kraft. Die gesetzliche Änderung betrifft allein das Nachweisgesetz. Andere gesetzliche Bestimmungen, in denen das Schriftformerfordernis noch enthalten ist (beispielsweise § 6a EStG), bleiben hiervon unberührt, betont die Longial.
Klare Vorteile für die Arbeitgeber
Longial-Aktuar Michael Gerhard, kommentiert: „Für die bAV-Verwaltung werden sich durch die Neuerungen deutliche Vorteile ergeben, vor allem hinsichtlich des Bürokratieabbaus sowie des Kosten- und Personalaufwandes.“ Dabei sei ausdrücklich zu begrüßen, dass im Rahmen des Gesetzgebungsverfahrens noch die weiteren Vorschläge zur Zulässigkeit der Textform aufgegriffen wurden.
Denn: Auch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne von § 126a BGB – wie sie im ersten Regierungsentwurf vorgesehen war – ist naturgemäß aufwendiger als die reine Textform. Die qualifizierte elektronische Signatur hätte auch nicht überall in der Praxis zur Verfügung gestanden. Besonders von den Neuerungen profitieren werden Firmen, die an mehreren Standorten tätig sind, oder solche mit remote tätigen Mitarbeitern, erwartet Gerhard.
