Schon im alltäglichen Privatleben führt kaum noch ein Weg an der KI vorbei – also erst recht nicht in der institutionellen bAV. Wirklich? Wir lesen über KI und hören auf jeder Fachtagung davon – aber hat sie in der bAV ihren Platz bereits gefunden? Oder ist das doch eher Zukunftsmusik? P●I–Autorin Susanne Jungblut hat sich umgehört – bei echten Menschen, echten Arbeitgebern und echten EbAV. Heute Teil I ihres zweiteiligen Beitrags, der sich der Vielfalt der Anwendungsfälle widmet.
Was ist KI?

Beginnen wir ganz vorn: An sich ist die deutsche bAV dort, wie die Regulierung dem nicht im Wege steht (Stichwort: Schriftformerfordernis), in der Breite professionell und standesgemäß digitalisiert. Die Zeit der Taschen- oder gar Tischrechner ist hier schon lange vorbei, Verwaltungs- und Aktuariatsprozesse sind digitalisiert und oft auch automatisiert. Und nun kommt also die KI. Was kann diese nun (noch) besser machen?
Zunächst einmal ordnet Frank Schwarze, TÜV-zertifizierter KI-Experte in München, ganz grundsätzlich ein: „Digitalisierung bedeutet, analoge Prozesse in digitale Form zu überführen – etwa Papierdokumente in ein digitales Verwaltungssystem. Sie schafft Transparenz und erleichtert Zugriff und Austausch. Automatisierung geht einen Schritt weiter: Wiederkehrende Aufgaben, wie bspw. die jährliche Erstellung von Leistungsnachweisen, laufen regelbasiert und ohne (wesentliches) manuelles Zutun ab. Das Ziel ist Effizienz.“ So weit, so gut. Und KI?
„Digitalisierung schafft Struktur. Automatisierung spart Zeit. KI eröffnet völlig neue Wege.“
Der KI-Katalog: Think together
„KI denkt mit“ so Schwarze weiter, „sie analysiert Muster, zieht Schlussfolgerungen und trifft auf Basis von Daten Entscheidungen – z.B. bei der Plausibilitätsprüfung von Berechnungsergebnissen oder in der Mitarbeiterkommunikation“. Für die bAV bedeutet dies nach Schwarze: Digitalisierung schafft Struktur, Automatisierung spart Zeit – und KI eröffnet völlig neue Wege, Administration, Aktuariat, Mitarbeiterservice etc. intelligenter zu gestalten.

Hierfür stehen verschiedene KI-Modelle zur Verfügung – und die lassen sich einteilen. Andreas Holle, Senior Solution Director der adesso benefit solutions, kategorisiert die Möglichkeiten folgendermaßen:
- Natural Language Processing (NLP) zur Analyse und Verarbeitung von Texten.
- Machine Learning (ML) zur Klassifikation von Vorgängen und Dokumenten.
- Generative KI (GenAI) zur Erstellung von Schreiben und interaktiven Dialogen.
- Spracherkennung und Voice-Technologien für telefonische Self-Services.
- Automatisierte Workflows zur Ablage, Wiedervorlage und Dokumenterstellung.
- Conversational AI für Chatbots und virtuelle Assistenten.
In the Year 2026 – mehr reden statt machen?
Wie ist denn der Stand derzeit, Ende 2025, als dieser Beitrag entstand: „Ein flächendeckender Einsatz von KI in der bAV ist derzeit nicht erkennbar. Einzelne Unternehmen experimentieren mit KI-basierten Chatbots, die Standardfragen beantworten, oder mit intelligenten Workflows zur Bearbeitung von Anträgen. Auch bei der Dokumentklassifikation oder bei Plausibilitätsprüfungen kommen erste Ansätze zum Einsatz.“ So fasst Susanna Adelhardt, Vorsitzende der DAV, den Überblick der DAV zusammen.

Marc Mebert, Head of Growth Center Digital Pensions & Benefits bei Mercer, unterstreicht dies: „Es wird nach unserer Erfahrung auf dem bAV-Markt mehr über KI geredet, als es in der Breite bereits umgesetzt ist.“ Um es kurz zu machen:

Auch die – beschränkte und damit nicht repräsentative – „Umfrage“ von PENSIONS●INDUSTRIES bei Beratern und Unternehmen unterstreicht diese Thesen. Versicherer wurden dabei übrigens bewusst außen vor gelassen, da diese schon aufgrund ihrer Größe und der Tatsache, dass bAV nur ein Aspekt ihres wesentlich umfangreicheren Tätigkeitsspektrums ist, hier in einer anderen Liga spielen – zumindest sollte dies so sein.
Use is in the Air: Wie kann und könnte KI in der bAV genutzt werden?
Um es vorweg zu nehmen: Die Anwendung von KI an sich greift in der bAV – sei es bei EbAV, sei es bei Arbeitgebern – grundsätzlich in fast allen Bereichen, also in der Kommunikation mit Berechtigten bzw. Mitarbeitern, der Administration, dem Aktuariat, der Dokumentverarbeitung und -erstellung und auch in der Kapitalanlage um sich. Eben zur KI in der Kapitalanlage gab es vor wenigen Monaten einen Round Table bei Lurse, über den ALTERNATIVES●INDUSTRIES am 14. Oktober 2025 berichtet hat (daher kann die Kapitalanlage hier im weiteren Verlauf des Beitrags ausgespart bleiben). Gehen wir im Folgenden einige Anwendungsfälle durch:
Anwendungsfall Berichtsanforderungen: Templates standardisieren, Abweichungen erkennen

Die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung und -erstellung kann in vielen Bereichen zum Einsatz kommen. In der bAV ist sie vor allem für Versicherer und EbAV interessant, da so die umfangreichen Berichtsanforderungen effizienter als bislang erfüllt werden können. Dazu Stephan Döll: „In der bAV sind Berichtsanforderungen gegenüber der Aufsicht oft komplex und aufwendig. KI kann hier echte Entlastung schaffen – sie strukturiert Daten automatisch, erkennt Abweichungen und macht Reporting effizient, transparent und revisionssicher.“
Wichtig, so der Geschäftsführer und Co-Founder von 99Bots weiter: dass die KI-generierte Dokumenterstellung immer auf einem standardisierten Template-Ansatz basieren sollte. So bleiben Layout, Struktur und juristische Konsistenz der Berichte gewahrt, während KI die variablen Inhalte einfügt, also Daten, Berechnungen oder Textbausteine. „Im besten Falle werden diese variablen Inhalte automatisiert durch intelligente Agenten gesammelt und aufbereitet.“
„Die letztendliche Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit bleibt bei dem Mitarbeiter.“
Die Hapev setzt KI standardmäßig für die Erstellung der an die BaFin zu liefernden Berichte wie bspw. Stresstests ein. „Die Einbindung der Datenquellen sowie der dann mittels KI erstellte Report werden selbstverständlich durch unsere Mitarbeiter geprüft – und die letztendliche Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit bleibt bei diesen. Dennoch bringt der Einsatz von KI hier eine deutliche Arbeitserleichterung mit sich – auch wenn viele regulatorische Prozesse, wie z.B. die Übermittlung der relevanten Kennzahlen an die BaFin, schon lange automatisiert sind“, erläutert Michael Saß, Hapev-Vorstand.
Anwendungsfall Aktuariat (I): Daten, Gesetze, Training
Auch das klassische Aktuariat sieht Döll in der Zukunft erheblichen Veränderungen unterworfen, da die Gutachten mit Hilfe von KI vollständig automatisiert erzeugt werden können.

Diese Einschätzung teilt Georg Thurnes, selbstständiger Aktuar mit gewisser KI-Vergangenheit: „90% der routinemäßigen Erstellung von Stichtagsgutachten würde sich vermutlich durch KI abdecken lassen. KI benötigt dafür die Personendaten, die Versorgungsregelungen sowie die grundlegenden Gesetze und Verordnungen und schließlich ein ‚Antrainieren‘ der relevanten Prozessschritte. Natürlich bliebe eine abschließende Plausibilitätsprüfung durch einen erfahrenen Aktuar erforderlich – diese würde aber auf einem ganz anderen Niveau stattfinden als bisher.“
Anwendungsfall Aktuariat (II): Welcome to the Data-Jungle
Die Beratungshäuser, die alljährlich zahlreiche Gutachten erstellen, haben im Aktuariat eine andere Herausforderung: „Die KI benötigt einen strukturierten Dateninput; die Bewertungslandschaft ist aber – zumindest noch – äußerst heterogen“, führt Florian Burg, Partner und Geschäftsführer bei Aon, aus.

Dennoch gibt es hier bereits erste Ansätze. So berichtet Ralf Laumann, Leiter Digitalisierungsstrategie bei Mercer, von einem aktuellen Projekt, in dem die aktuariellen Bewertungsergebnisse mit Unterstützung von KI auf Plausibilität geprüft werden. Die Arbeiten hieran sollen noch zu Beginn des Jahres 2026 produktiv zur Verfügung stehen, im Laufe des Jahres soll das System dann vollumfänglich zur Anwendung kommen – wobei letztendlich aber der zuständige Aktuar für die Richtigkeit der Ergebnisse verantwortlich bleibt. Auch gibt es bereits Überlegungen, KI für weitere Arbeitsschritte der Gutachtenerstellung zu nutzen. Dies umfasst auch das Einlesen und Aufbereiten der Daten. „Natürlich ist dieser Prozess einschließlich Konsistenzprüfungen und Rückfragen bei Datenunstimmigkeiten schon jetzt automatisiert. Durch KI lassen sich diese Prozesse weiter optimieren“, erwartet Laumann.
„Wirtschaftlichkeit und potentielle Zeitersparnis können überschaubar sein.“
Anders die Lage bei Arbeitgebern, die Gutachten nicht in Serie erstellen. Wenn ein Gutachten eine „Einzelaufgabe“ und nicht allzu komplex ist, können Wirtschaftlichkeit und potentielle Zeitersparnis der KI überschaubar sein, André Cera erklärt: „Wir erstellen die Gutachten für die Pensionsverpflichtungen gegenüber knapp 50.000 Versorgungsberechtigten selber. Von dem hierfür benötigten Zeitaufwand entfallen 60% auf Einlesen, Prüfen und Überarbeiten der Daten, 30% auf die Kommunikation mit Wirtschaftsprüfer und ggf. Betriebsprüfer, und lediglich 10% der Zeit wird für die eigentliche Erstellung des Gutachtens und dessen Plausibilisierung benötigt.“ Da lohne ein Einsatz von KI für die Gutachtenerstellung im engeren Sinne eigentlich kaum bis gar nicht, so der Bereichsleiter für bAV, Lohnsteuer und Sozialversicherung der Otto Group in Hamburg.
Aber nicht nur für die Gutachtenerstellung wird KI verwendet. „Bei der Erstellung unserer ALM-Studien hilft uns KI, die benötigte Datenbasis aus den unterschiedlichen Systemen zu ziehen“, schildert Saß.

„Und KI kann in der Kommunikation zwischen Aktuariat und IT helfen. Bei notwendigen Anpassungen kann der Aktuar bspw. durch KI eine entsprechende Funktion erstellen lassen, die er dem Programmierer sodann für den Einbau in die relevanten IT-Tools weiterleitet.“
Anwendungsfall Aktuariat (III): KI meets KI, and who needs Actuaries with a Machine like you?
Nebengedanke: Wenn dann das Unternehmen, welches das aktuarielle Gutachten beauftragt hat, für die Beauftragung und die Datenlieferung ebenfalls einen KI-Agenten einsetzt,kommunizieren dann in der bAV nur noch Agenten mit Agenten?
Wie würde sich dies auf Geschwindigkeit, Qualität und Transparenz auswirken? Unklar – da noch Zukunftsmusik. Aber offenkundig keine ferne; alle haben gesehen, wie die KI sich in nur 24 Monaten von einer Spezialistenanwendung zum alltagstauglichen Massenphänomen entwickelt hat. Dass in Kürze KI-Systeme gegeneinander, miteinander, nebeneinander spielen werden, ist jetzt schon absehbar – und zwar überall, nicht nur in der bAV. Bildlich: Wenn also bald der Pflegeroboter des Berechtigten sich regelmäßig mit der KI Ihrer HR-Abteilung austauscht, um die korrekte 16er-Anpassung zu ermitteln, bevor die Sache vor den längst KI-gesteuerten Dritten Senat geht … und da sind wir schon beim nächsten Thema:
Anwendungsfall Kommunikation (I): Words come easy
Ihre potentielle bAV-spezifische Stärke entwickelt KI gegenwärtig v.a. in der Mitarbeiter bzw. Berechtigtenkommunikation und der Administration. „KI-gestützte Kommunikationssysteme ermöglichen es, häufige Anfragen strukturiert und automatisiert zu bearbeiten – auch außerhalb klassischer Geschäftszeiten und in unterschiedlichen Sprachen“, erläutert Döll.
„Eine vollständige Automatisierung der bAV-Administration ist machbar.“
So können Fragen der Berechtigten zu ihrer bAV auf unterschiedlichen Kanälen – sei es über Telefon, Email, WhatsApp oder sogar durch klassische Briefpost – im besten Fall vollständig beantwortet werden.
Aber nicht nur dies. „Eine vollständige Automatisierung der bAV-Administration ist machbar“, sagt Döll. „Standardvorgänge wie Sterbefälle, Adressänderungen oder das Einsammeln und Prüfen von Lebensnachweisen können durch um KI-Agenten angereicherte Prozesse abschließend bearbeitet werden.“ Dies umfasst die erste Kommunikation mit dem Berechtigten oder seinem Angehörigen, das Anfordern und Prüfen von Daten und Unterlagen, das Erstellen und Versenden von Mitteilungen an den Berechtigten sowie je nach Geschäftsvorfall ggf. auch die Ermittlung der Leistungshöhe und die Veranlassung der Auszahlung. bAV-Spezialisten werden dann nur noch zur Überwachung des Agentennetzwerks und für knifflige Fälle benötigt, in denen menschliches Know-how und Fingerspitzengefühl gefragt sind.
Anwendungsfall Kommunikation (II): Do not only talk to me
Chatbots und auch Voicebots sind sicherlich die KI-Modelle, die einem im alltäglichen Leben am häufigsten begegnen, so auch in der bAV. Beide eignen sich, um Fragen der Berechtigten zu ihrer bAV zu beantworten. Dabei scheinen die Arbeitgeber hier bereits weiter zu sein als die Berater. Dies ist – vgl. oben zum Aktuariat – insofern erklärlich, als naturgemäß bei einem Unternehmen weniger unterschiedliche Versorgungsregelungen zu berücksichtigen sind als bei einem Berater, der zahlreiche Gesellschaften mit ihren vielfältigen Versorgungslandschaften betreut.

So verwendet Bosch einen digitalen Assistenten für Mitarbeiterfragen im Personalbereich, dessen Fähigkeiten über einen Chatbot hinausgehen. Der Assistent erkennt den Standort und Status des Mitarbeiters, identifiziert die für ihn relevanten Regelungen und beantwortet die gestellten Fragen basierend auf den konkret passenden Informationen oder führt den Mitarbeiter durch Workflows. Die individuelle Höhe von Versorgungsleistungen oder Beiträgen liefert der Chatbot aber nicht, denn, so erläutert Gordon Teckentrup, Director Corporate Pensions bei Bosch, auf die hierfür benötigten Gehaltsdaten kann der Assistent aus Datenschutzgründen nicht zugreifen.
Anwendungsfall Kommunikation (III): Five Days are one Week
Ebenso bietet die Otto Group ihren Mitarbeitern einen Chatbot zur bAV an, der die diesbezüglichen Fragen in einer Reihe von Sprachen versteht und beantwortet, aber wie auch bei Bosch nicht auf Gehaltsdaten zugreifen kann, also keine Beträge ausgibt. „Hinterlegt haben wir hier die Versorgungsregelungen sowie FAQ-Dokumente. Der Trainingsaufwand betrug nur eine knappe Woche – dies aber auch, weil alle benötigten Dokumente bereits in elektronisch lesbarer Form vorlagen und wir zudem eine überschaubare bAV-Landschaft haben“, erläutert Aktuar Cera. Und wenn der Chatbot nicht mehr weiter weiß? „Dann verweist er auf das Otto-interne bAV-Team – und dies funktioniert auch zuverlässig.“ Viele Anfragen würden so aber bereits erledigt, und das Team werde deutlich entlastet, berichtet Cera weiter.

Die adesso bietet ihren Mandanten einen Chatbot an, der häufige Fragen anhand eines FAQ-Korpus beantwortet. Geplant ist die Verbindung dieses Chatbots mit dem adesso-Pensionssystem, um personalisierte Antworten auf Basis realer Daten zu geben, inklusive Simulationen, Dokumenterstellung und Benachrichtigungen an HR. Ebenso wird ein Voice Bot entwickelt, der auch telefonische Anfragen automatisiert beantworten kann.
Anwendungsfall Admin (I): Welcome to the Machines
Viele Menschen verwenden für die Dokumenterstellung bereits KI in ihrem Alltag, sei es für Formulierungsvorschläge oder Übersetzungen. Genau so kommt die KI natürlich auch bei Unternehmen und Beratern zum Einsatz. Bspw. lassen sich Aon, Mercer und WTW teilweise durch KI unterstützen, wenn es um die Ausarbeitung von Berichten, Präsentationen, Informationsschreiben oder juristischen Stellungnahmen geht. Mercer hat hierfür eigene Instanzen in sein Language Model eingebaut, um dabei den Datenschutz sicherzustellen.

KI unterstützt auch bei der Verarbeitung eingehender Dokumente. So erklärt Franziska Kühnemund, Senior Director bei WTW: „Für unsere Administrationsprozesse nutzen wir KI bei der Erkennung und Kategorisierung von Schriftstücken. Hierbei werden Dokumente im Rahmen des Scan-Prozesses ausgelesen, inhaltlich unterschiedlichen Auftragsarten zugeordnet und die ausgelesenen Daten zur systemseitigen Weiterverarbeitung bereitgestellt.“ So können bspw. Adress- und Bankverbindungsänderungen oder Sterbefall- und Hinterbliebenendaten mit nur wenigen Kontrollschritten direkt für die Bearbeitung von Auszahlungen berücksichtigt werden. Bei IBM ist dieses Verfahren mit Unterstützung von WTW bereits im Einsatz.
Auch bei der adesso analysiert ein KI-System eingehende Dokumente und Mails, extrahiert relevante Daten, wie Namen oder Personalnummern und ordnet sie automatisch dem richtigen MA und Vorgang zu. Die Dokumente werden zudem in einer konsistenten Ordnerstruktur abgelegt. Neue Vorgänge werden erkannt, Wiedervorlagen und Erinnerungsschreiben erstellt.
Anwendungsfall Admin (II): Leistungsbewilligung – this ain’t the End
Ein herausragendes Thema in der Administration ist die Leistungsbewilligung, da sich mit dem Eintritt der Boomer-Jahrgänge in den Ruhestand die Anzahl der jährlichen Rentenanträge deutlich erhöht. Die Hapev kalkuliert bspw. mit einer Verdreifachung dieser Anträge. Vorstand Melanie Jura rechnet vor: „In den Jahren 2020 bis 2023 gingen jährlich zwischen 4.600 und 5.200 Rentenanträge bei uns ein. Schon 2024 ist die Zahl der Anträge sprunghaft auf 13.000 gestiegen – und dies ist noch nicht das Ende vom Lied.“
„Die Verarbeitung erfolgt in einer DSGVO-konformen Hybridcloud mit verankerter Protokollierung, Zugriffskontrollen und definierten Löschkonzepten.“

Daher setzen die Hamburger hier nun KI ein. Jura: „Eingänge aus Portal, Post, Mail und Telefon werden automatisch klassifiziert; Antragsart, Versicherungsnummer und Dringlichkeit werden erkannt; Sprache wird in Text umgewandelt, Vorgänge werden im Dokumentmanagement abgelegt und der passende Prozess gestartet. Ein Dokument-Agent liest Arbeitszeiten, Rentenfaktoren und Identitätsnachweise aus, zeigt fehlende Angaben an und liefert Formulierungsvorschläge für die hierfür notwendigen Rückfragen. Die letztendliche Entscheidung über die Leistungsbewilligung bleibt beim MA.“ Und: „Die Verarbeitung erfolgt in einer DSGVO-konformen Hybridcloud mit verankerter Protokollierung, Zugriffskontrollen und definierten Löschkonzepten.“

Bei Mercer befindet sich ein ähnliches Projekt, aber mit anderem Fokus, in der letzten Erprobungsphase, wie Laumann schildert; das Thema: der Versorgungsausgleich. Die Anfrage des Amtsgerichts wird erfasst, die notwendigen Angaben werden aus dem Verwaltungssystem ausgelesen und die Antwort an das Gericht wird erstellt.
Anwendungsfall: die eigene HR – School’s out for never
„Deutliche Zeitersparnis, einheitliche Abläufe, weniger Fehler, Entlastung der MA“, so fasst Holle von der adesso den Nutzen des KI-Einsatzes zusammen. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels hat insb. der letzte Punkt eine hohe Relevanz. „Qualifiziertes Fachpersonal, das zurzeit schwer zu finden ist, wird in der täglichen Arbeit entlastet. Die so gewonnenen Ressourcen stehen für fachlich anspruchsvollere Arbeiten zur Verfügung“, ergänzt Jura von der Hapev.
Damit werden sich natürlich die Berufsbilder in der bAV verändern. „Routinetätigkeiten werden weiter reduziert werden, umgekehrt Steuerung, Überwachung und Plausibilisierung an Bedeutung zunehmen. Es wird zunehmend wichtiger sein, sich intensiv mit den spezifischen KI-Anwendungen zu beschäftigen. Deshalb wird die DAV für Aktuare ab Januar 2026 ein verpflichtendes Grundwissenfach ‚Data Science und KI‘ einführen und den Mitgliedern die gezielte Weiterbildung ermöglichen“, führt Aktuarin Adelhardt aus.
Die zielgerichtete Fortbildung ist aber nicht nur für Aktuare relevant, sondern für jeden. Die Hapev bspw. hat sich hierfür der Innovation Platform for AI (IP.AI) angeschlossen, die u.a. durch das Wirtschaftsministerium des Landes Baden-Württemberg gefördert wird und Workshops sowie Austausch zu KI bietet. „Auch die interne KI-Fortbildung unserer Mitarbeiter liegt uns am Herzen, insb. bei EbAV-spezifischen Themen“, sagt Saß.
Ende des ersten Teils des Beitrags. Der zweite folgt in Kürze auf PENSIONS●INDUSTRIES.
Und das zur heutigen Headline anregende Kulturstück findet sich hier:




















