… sprich, auf das eigene Kerngeschäft – so lautet die Maxime wohl praktisch aller Unternehmen. Das gilt besonders bei Übernahmen, verstärkt bei grenzüberschreitenden. Neben all den damit einhergehenden Herausforderungen dann noch die bAV mit ihren vielfältigen deutschen Verästelungen managen? Wie zukunftsfähige Lösungen gerade für internationale Investoren aussehen können, erläutert Jens Gustenhoven.
Die deutsche Wirtschaft erlebt seit einigen Jahren eine zunehmende Dynamik bei Unternehmensübernahmen durch ausländische Kapitalanlagegesellschaften. Was aus Investorenperspektive Chancen für Wachstum und Markterschließung bedeutet, stellt viele Erwerber im Tagesgeschäft vor unerwartete Herausforderungen. Insbesondere die Themen Pensionsabrechnung und Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) müssen häufig neu aufgestellt werden.
Denn während deutsche Versorgungsempfänger klare Erwartungen an die rechtssichere und verlässliche Abwicklung ihrer Vorsorgeansprüche haben, fehlt es ausländischen Eigentümern oft an Erfahrung im komplexen deutschen Sozial- und Arbeitsrecht. Interne Strukturen stoßen hier schnell an ihre Grenzen, da im Zuge von Konsolidierungen, v.a. im Bereich HR, häufig Personal abgebaut wird. Davon betroffen sind meist auch langjährige Know-How-Träger im Bereich der bAV.
Outsourcing der Pensionsabrechnung: Effizienz und Rechtssicherheit aus einer Hand
Die Entgeltabrechnung und speziell die Pensionsabrechnung in Deutschland zählt mit ihrem vielschichtigen System an Durchführungswegen, steuerlichen Regelungen und Meldepflichten zu den anspruchsvollsten in Europa.
„Pensionsabrechnungen beeinflussen nicht nur Administration, sondern auch Compliance und Unternehmensbewertung.“
Permanente Gesetzesänderungen und enge Fristen machen den Prozess fehleranfällig. Die unterschiedlichen Rentenarten (Altersrente, Witwenrente, Halb- und Vollwaisenrente, Berufsunfähigkeitsrente, Sterbegeld sowie Abschlags- und Sonderzahlungen) und das Rentenbezugsmitteilungsverfahren sind ein weiterer Komplexitätsfaktor für ausländische Investoren. Pensionsabrechnungen beeinflussen dabei nicht nur Administration, sondern auch Compliance und die Unternehmensbewertung.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist es essenziell, dass die HR-Abteilung entsprechendes Know-How besitzt und die eingesetzte Software alle Durchführungswege und Rentenarten abwickeln kann sowie technische Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung/Payroll korrekt eingerichtet und gepflegt sind.
„Gerade nach einer Übernahme ist eine reibungslose Abwicklung ein wichtiger Stabilitätsfaktor.“
Die Alternative ist die Auslagerung der Rentenabrechnung auf einen spezialisierten Dienstleister. Dieser stellt dabei sicher, dass Abrechnungen, unabhängig vom abzurechnenden Durchführungsweg, der zu berücksichtigten Rentenarten und von bestehenden personellen HR-Ressourcen, stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zusätzlich stärkt die pünktliche und korrekte Pensionsabrechnung das Vertrauen und die Zufriedenheit der Versorgungsempfänger, auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Durch Outsourcing werden ggf. sogar interne Ressourcen frei, sodass sich das Unternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.
Gerade nach einer Übernahme, wenn kulturelle und organisatorische Veränderungen ohnehin für Verunsicherung sorgen, ist eine reibungslose Abwicklung ein wichtiger Stabilitätsfaktor. Für internationale Investoren bietet daher die Auslagerung der Pensionsabrechnung eine unmittelbare Entlastung.
bAV-Verwaltung: Komplexität reduzieren, Transparenz schaffen
Neben der Pensionsabrechnung gehört die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung zu den sensibelsten Themen im deutschen Personalwesen.
In Deutschland existieren fünf gesetzlich zugelassene Durchführungswege (Direktzusage, Unterstützungskasse, Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds), welche sich jeweils in Steuer, Bilanzierung, Meldepflichten und administrativem Aufwand unterscheiden. Für ausländische Kapitalgeber heißt dies Abhängigkeiten von unterschiedlichen Versorgungsträgern. Es ist daher für Investoren naheliegend, auch die bAV-Verwaltung auszulagern, insb. dann, wenn langfristige Know-How-Träger das Unternehmen verlassen und eine interne Verwaltung gar nicht mehr möglich ist.
Durch Outsourcing lassen sich weitere Vorteile realisieren. Standardisierte Prozesse führen zu einheitlichen Strukturen der Versorgungswerke. Kostenkontrollen durch transparente Verwaltungsmodelle schafft Planungssicherheit. Haftungsfragen werden klar geregelt und professionell betreut, was Risiken minimiert.
Perspektive: Pensionsfonds als strategische Option
Ein weiterer Aspekt, der insb. in den Fokus bei angloamerikanischen Unternehmen rückt, ist die Frage, wie generell mit bestehenden Pensionsverpflichtungen umzugehen ist. Hier stehen verschiedene Wege offen, z.B. die Auslagerung der Pensionsverpflichtungen auf einen Pensionsfonds. So wird die Bilanz entlastet und die langfristige Erfüllung der Zusagen professionell abgesichert. Gerade für Investoren ist dies eine attraktive Lösung, um Komplexität zu reduzieren und gleichzeitig die Ansprüche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuverlässig zu bedienen.
Eine weitere Möglichkeit stellt die Übertragung der Pensionsverpflichtungen im Wege eines Pension Buyouts an eine Rentnergesellschaft dar. Mit diesem Instrument können Pensionsverpflichtungen vollständig und rechtssicher ausgelagert werden.
Fazit: Auslagerung für nachhaltigen Erfolg
Die Übernahme eines deutschen Unternehmens sollte sich in eine Erfolgsgeschichte entwickeln und nicht durch komplexe Verwaltungsaufgaben gebremst werden. Durch die gezielte Auslagerung der Pensionsabrechnung, bAV-Verwaltung und den Pensionsverpflichtungen an einen externen Dienstleister, schaffen Investoren Freiräume für das Wesentliche: Die erfolgreiche Weiterentwicklung des Unternehmens, unabhängig von personellen Ressourcen.
Wer hier auf einen erfahrenen Partner setzt, verbindet Rechtssicherheit mit Effizienz und macht sein Investment fit für die Zukunft.
Der Autor ist Vertriebsvorstand der Entgelt und Rente AG.
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Von ihm sind bereits auf PENSIONS●INDUSTRIES erschienen:
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